Administración y Finanzas

Administración y Finanzas

¿Qué es?

Administración y Finanzas es un área de la empresa que le corresponde la gestión y administración de los recursos financieros y materiales de la organización, para lo cual diseña y ejecuta en forma continua los procesos administrativos que permitan mantener la operatividad y el funcionamiento óptimo del negocio; mediante la gestión y administración de los recursos financieros del servicio, la gestión de compras con estándares de calidad, oportunidad y precios convenientes; la gestión y monitoreo de los contratos; la gestión de mantención de la infraestructura y logística de los servicios generales y gestión del soporte administrativo para la correcta operación.

Principales funciones

1. Desarrollar, revisar y controlar los procesos de gestión y administración financiera del servicio, contribuyendo así al logro de los objetivos estratégicos propuestos.
2. Asesorar a las áreas de servicio en relación con el manejo y administración de los recursos financieros y materiales de la institución para el cumplimiento de sus objetivos.
3. Dotar a la organización de los recursos materiales y económicos necesarios para asegurar su normal funcionamiento.

Divisiones y áreas adjuntas

Aunque es diferente en cada organización, podemos generalizar que el área de Administración y Finanzas se subdivide en:

• Facturación
• Cuentas por Cobrar
• Cuentas por Pagar
• Fiscal
• Contabilidad
• Finanzas

Siendo cada una de éstas tan grande y compleja como lo es la organización a la que pertenecen, es decir que en una pequeña empresa todas estas divisiones podrian formar parte de uno o unos cuantos puestos de trabajo, mientras que para empresas grandes cada una de estas podria ser todo un departamente adjunto a la dirección de Administración y Finanzas.

Tambien, dependiendo de las estrategias y tamaño de la empresa, en ocaciones se adjuntan, a esta dirección, otras áreas como Sistemas o Recursos Humanos.

Herramientas tecnológicas

Sistema de gestión integral (ERP)

La herramienta tecnológica por excelencia para esta importante área de la empresa es el “ERP” (Enterprise Resources Planning) este es un tipo de sistema integral en el que se puede llevar toda la información relacionada a la cadena de suministro de la empresa y existe una gran variedad de marcas, cada uno enfocado a ciertos tipos de empresas o industrias.  Algunos de los más reconocidos son:

• Microsoft Dynamics
• Oracle
• SAP
• QAD
• People Soft

El costo de implementar y mantener un ERP en la organización suele ser alto, por lo que algunas empresas (sobre todo pequeñas) optan por software libre o hecho a medida en un intento de mitigar sus costos.

Otros sistemas

Aunque un ERP es un sistema integral que pretende cubrir todas las necesidades de la empresa en cuanto al manejo de su información, dependiendo el tipo de empresa y de la región en que ésta trabaje, se requiere de software complementario para cubrir “huecos” dejados por la herramienta principal, estos complementos de software suelen estar enfocados a:

• Cumplimiento local.Por ejemplo lo que se refiere a timbrado CFDI, Contabilidad Electrónica y otros requerimientos de la autoridad fiscalizadora en el pais.
• Análisis y Predicción. Para digerir la historia que el sistema ha acumulado y realizar predicciones más precisas del comportamiento futuro de la organización. Algunas herramientas comunies son PowerBI (Inteligencia de Negocio), Forecast Software, etc.
• Herramientas de Gestión Focalizada. por ejemplo sistemas para gestionar la relación con otras empresas como clientes (CRM) o provedores (SCMS) o GEDI.

Hojas de cálculo

Ningun área de administración y finanzas se exime del uso de “Hojas de Cálculo ” (Spread Sheets) siendo el más utilizado “Microsoft Excel”, sin embargo es muy importante señalar que las hojas de cálculo pueden utilizarse como apoyo para tareas puntuales pero no deben sustituir el uso de sistemas especiales para el área.